Nutzervertretung - die Brücke zwischen Planung und Nutzung

Auf drei Baufeldern entwickelte die Züricher Pensionskasse BVK gemeinsam mit dem WAS Wirtschaft Arbeit Soziales (WAS Luzern) das Areal «Eichhof West». Die Bauarbeiten schreiten in grossen Schritten planmässig voran. Das neue Stadtquartier wird ab 2026 einen urbanen Raum für Wohnen und Arbeiten bieten.

Zurzeit befindet sich das WAS Luzern noch an drei Standorten in der Stadt Luzern: WAS Ausgleichskasse an der Würzenbachstrasse, WAS wira an der Bürgenstrasse und WAS IV an der Landenbergstrasse - und einem Standort in Emmenbrücke an der Gerliswilstrasse (RAV). Mit dem Zusammenzug der rund 650 Mitarbeitenden an den neuen Standort kann das WAS Luzern der Bevölkerung umfassende Dienstleistungen aus einer Hand und an einem Ort anbieten. Zudem ist der Standort «Eichhof West» durch seine Lage und die gute ÖV-Anbindung einfach und schnell erreichbar.

WAS Luzern beauftragte RAUMUNDDESIGN, das Projekt als Nutzervertreter im Beratungsmandat zu begleiten. Die Nutzervertretung spielt eine wichtige Rolle im Planungsprozess von Bürogebäuden und Arbeitsplatzkonzepten. Sie fungiert als Schnittstelle zwischen den zukünftigen Nutzern der Büroflächen und den Projektverantwortlichen wie Architekten, Planern und Bauherren. Ziel ist es, die Anforderungen, Bedürfnisse und Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden frühzeitig in die Planung zu integrieren, um funktionale, ergonomische und motivierende Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Erfahren Sie im Interview, was die Aufgaben, Schwierigkeiten und Herausforderungen eines solchen Grossprojektes für die Projektleitenden der Nutzervertretung sind. Alain Rogger (Vorsitzender der GL WAS, Geschäftsfeldleiter WAS Ausgleichskasse und Geschäftsführer WAS Immobilien AG), Nik Bättig (Projektleiter WAS Nutzervertretung) und Adrian Bieri (Geschäftsführer RAUMUNDDESIGN) geben Auskunft.

 

Welches sind eure spezifischen Hauptaufgaben/Rollen in diesem Projekt?

Alain Rogger: Ich habe verschiedene Hüte auf. Als Geschäftsführer der WAS Immobilien AG liegt es in meiner Mitverantwortung, das Bauprojekt mit den vorhandenen finanziellen und personellen Ressourcen optimal umzusetzen. Als Vorsitzender der GL WAS und Geschäftsfeldleiter von WAS Ausgleichskasse setzte ich mich dafür ein, unseren Mitarbeitenden eine moderne, inspirierende und funktionale Infrastruktur anbieten zu können. Bauherrin und Nutzer haben nicht immer dieselben Interessen. Für meine Arbeit war es von grossem Vorteil, beide Perspektiven gut zu kennen, um mich für die allseits richtigen Entscheidungen einzusetzen.

Nik Bättig: Ich bin nach ca. eineinhalb Jahren Planung ins Projektteam gekommen. Eine meiner ersten Aufgaben war es, zusammen mit RAUMUNDDESIGN die Nutzervertretung zu organisieren. In der Zwischenzeit sind sehr viele weitere Eichhof-Aufgaben wie der Aufbau der Gastronomie, Erarbeitung des Betriebskonzepts oder der Einsitz für WAS in den Areal-Gremien dazugekommen. Ich agiere als zentrale Drehscheibe zwischen Bau und Nutzern und werde intern manchmal auch als "Mister Eichhof" bezeichnet.

Adrian Bieri: RAUMUNDDESIGN begleitet das Neubauprojekt «Eichhof West» bereits seit der Wettbewerbsphase. Unser Ziel ist es, die Bedürfnisse der Nutzer bestmöglich in den verschiedenen Projekt- und Realisierungsphasen zu berücksichtigen. Ein zentraler Bestandteil unserer Arbeit war die optimale Integration der Nutzeranforderungen in das Bauprojekt. Neben der funktionalen Nutzung der Räume lag unser Fokus darauf, die Organisation in die neue Arbeitswelt zu begleiten. Dazu gehörten sowohl die Unterstützung im Change-Prozess als auch die gesamte Planung der Möblierung und Ausstattung bis hin zum Umzug. Die Ausstattung wurde in enger Abstimmung mit den Architekten entwickelt, um ein ganzheitliches Innenarchitekturkonzept zu gewährleisten.

 

Wie sieht eure Zusammenarbeit im Projekt aus?

Alain Rogger / Nik Bättig: Wir haben alle zwei Wochen ein fixes Zeitfenster für unseren Austausch reserviert. Darüber hinaus gibt es viele bilaterale Absprachen und auch der fixe Einsitz in den Gremien des Totalunternehmers ist wichtig, um Bau- und Nutzerthemen abzustimmen.

Adrian Bieri: Die Abstimmung und der Austausch mit den verschiedenen Projektbeteiligten – darunter Nutzer, Planer, Totalunternehmer und Behörden – erweist sich als äusserst zeitintensiv. Dennoch ist dieser Prozess essenziell, um alle relevanten Informationen und Entscheidungen fristgerecht zu erhalten.

 

Was waren die zentralen Herausforderungen im Projekt mit den Nutzern?

Alain Rogger / Nik Bättig: Natürlich entwickelten sich an den einzelnen Standorten über die Jahre unterschiedliche Kulturen, Routinen und Arbeitsweisen. Die zentrale Herausforderung lag darin, die verbindlich vorgegebenen Rahmenbedingungen wie das neue Openspace-Konzept, die Desksharing-Quote und die offene Beratungszone mit den Bedürfnissen und Arbeitsprozessen der einzelnen Teams abzustimmen. In einem solchen Prozess muss man sich früh vom Gedanken lösen, sämtliche individuellen Bedürfnisse berücksichtigen zu können.

Adrian Bieri: Wie bereits von Alain Rogger und Nik Bättig ausgeführt, stellte die Integration der unterschiedlichen Unternehmenskulturen und Anforderungen in die neuen Räumlichkeiten eine besondere Herausforderung dar. Ein zentrales Ziel war es, durch eine durchdachte Planung eine flexible Nutzung der Räume zu ermöglichen, sodass künftige Veränderungen und neue Prozesse problemlos umgesetzt werden können.

 

Wie holt man 650 Mitarbeitende von vier Standorten ab und führt sie an einen zusammen?

Alain Rogger / Nik Bättig: Wichtig ist, die zentralen Nutzerbedürfnisse ernst zu nehmen und sich gleichzeitig nicht in endlosen Diskussionen zu verlieren. Dafür braucht es eine schlanke Organisation und ein gut eingespieltes Team. In unserem Projekt haben wir eine Nutzergruppe mit Vertretungen aus jeder Organisationseinheit eingesetzt. Die Mitglieder hatten die Aufgabe, die Vorabsprachen innerhalb ihrer Organisationseinheit durchzuführen, den Spreu vom Weizen zu trennen und nur die objektivierten Bedürfnisse in das übergeordnete Gremium einzubringen.

Auch die Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung. Selbsterklärend ist, dass in einem solchen Projekt nicht alle Mitarbeitenden mit den neuen Konzepten und getroffenen Entscheiden glücklich sind. Deshalb muss es den Mitarbeitenden ermöglicht werden, durch verständliche Begründungen die getroffenen Entscheide nachvollziehen zu können. Wir haben auch Kanäle eingerichtet, durch welche die Mitarbeitenden Fragen und Ideen direkt an uns richten konnten.

 

Wie seid ihr konkret vorgegangen?

Alain Rogger / Nik Bättig: Nebst der Nutzergruppe haben wir zwei wesentliche Massnahmen umgesetzt, um das Verständnis und die Akzeptanz der neuen Konzepte zu fördern:

Nachdem der initiale Möbel- und Büroplan vorlag, haben wir mit allen Organisationseinheiten bzw. Bereichen einen Workshop durchgeführt. Nebst den Bereichs- und Teamleitenden wurden auch besonders kritische Mitarbeitende eingeladen. Der Diskurs über die neue Arbeitsweise, die vorhandene Planung, die gegebenen Rahmenbedingungen aber auch über bestehende Team-Routinen oder digitale Prozesse förderten das gemeinsame Verständnis. Zudem konnten die individuellen Bedürfnisse der Bereiche, sofern sie nicht elementar von den Vorgaben abwichen, aufgenommen und berücksichtigt werden.

Zudem richteten wir an allen Standorten Musterbüros ein. Einerseits sollten die WAS-Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, das neue Arbeitskonzept physisch zu erleben und sich bereits heute damit auseinander zu setzen. Diese Teams haben Desk-Sharing und Clean-Desk bereits eingeführt und wurden Schritt für Schritt zu Expertinnen und Peers der neuen Arbeitswelt Eichhof West. Andererseits wurden die Musterbüros zu Prototypen des Eichhofs. Die nun gesammelten Erfahrungen mit den Produkten ermöglichten uns, die noch vorhandenen Schwächen zu identifizieren und auszumerzen.

Adrian Bieri: In jeder Projektphase unterstützen wir von RAUMUNDDESIGN die Nutzervertretungen und verantwortlichen Personen mit unserem Wissen und unserer Erfahrung. Unser Ziel ist es, eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen und mögliche Bedenken der WAS-Mitarbeitenden frühzeitig abzubauen.

 

Wie arbeiten die WAS-Mitarbeitenden ab 2026 im Neubau?

Alain Rogger / Nik Bättig: Die Schwerpunkte unseres Konzepts liegen beim Openspace und Desk-Sharing. Alle Mitarbeitenden inkl. Geschäftsleitung und Kader erhalten keinen persönlichen Arbeitsplatz mehr. Anwesenheiten müssen innerhalb der Teams koordiniert werden. Homeoffice ist eine Grundlage. Am Abend gilt: Der Arbeitsplatz wird aufgeräumt und die Gegenstände im persönlichen Schliessfach verstaut.

Leere Arbeitsplätze ermöglichen auch eine effizientere und kostengünstigere Reinigung. Es werden sogenannte Teamzonen ohne Besitzstandsgarantie eingerichtet. Die einzelnen Teams erhalten dadurch ihren Platz im Gebäude. Gleichzeitig können auch Mitarbeitende anderer Teams an freien Plätzen arbeiten. Der einfachere Informationsaustausch und schnellere Kommunikationswege werden dadurch gefördert.

Adrian Bieri: Das gewählte Büro- und Arbeitsplatzkonzept erlaubt es, zukünftige Veränderungen innerhalb der Teams und der Organisation ohne größere bauliche Maßnahmen umzusetzen. So bleibt das Arbeitsumfeld und das Gebäude langfristig anpassungsfähig und effizient.